Project Description

REGULAMENT DECONTURI DEPLASĂRI EXTERNE – OSM CLUJ

 

Capitolul 1 – INTRODUCERE

În fiecare an calendaristic, Universitatea de Medicină şi Farmacie “Iuliu Haţieganu” oferă o anumită sumă de bani studenţilor săi pentru a le putea susţine deplasările externe (în afara ţării) la diverse manifestări ştiinţifice (congrese, conferinţe), manifestări culturale ale studenţilor de la medicină din întreaga lume, stagii de practică sau schimburi de experienţă.

Această sumă se împarte între studenţii celor trei facultăţi (Medicină, Medicină Dentară şi Farmacie) proporţional cu numărul de studenţi înmatriculaţi. În anul 2019, suma aferentă studenţilor de la Facultatea de Medicină, reprezentaţi de către Organizaţia Studenţilor Medicinişti, a fost de 5000 de euro.

Suma aceasta variază însă de la an la an, fiind decisă printr-o hotărâre a Consiliului de Administraţie în luna ianuarie a fiecărui an luând în considerare mai mulţi factori, precum gradul de utilizare al fondului în anii trecuţi şi fondurile de care dispune Universitatea la momentul respectiv.

Conform regulamentelor în vigoare, decizia de a acorda sau nu decontul unui anumit student (precum şi procentul din cheltuielile acestuia care urmau să fie subvenţionate) revine structurilor de conducere ale OSM.

Prezentul regulament a fost întocmit de Consiliul Director al Organizaţiei Studenţilor Medicinişti în septembrie 2019 pentru a asigura o distribuire echitabilă şi transparentă a fondurilor alocate studenţilor Facultăţii de Medicină pe viitor şi pentru a înlătura orice element de subiectivitate în luarea acestor decizii.

Organizaţia Studenţilor Medicinişti îşi asumă ca, începând cu anul universitar 2020, să facă public un tabel în care orice student va putea verifica în timp real atât beneficiarii acestui fond de deconturi, cât şi suma rămasă disponibilă pentru restul anului respectiv.

 

Capitolul 2 – CRITERII ŞI REGULI DE DECONTARE

  1. Prioritate vor avea: a) Participanţii activi la congrese ştiinţifice – aceştia vor fi eligibili pentru decontarea în proporţie de 100% a tuturor cheltuielilor (transport, cazare, taxă de participare)                                                                                                                                                                                      b)Participanţii la Adunările Generale sau Regionale ale IFMSA şi ale Adunărilor de Primăvară, respectiv de Toamnă a  EMSA, cu condiţia ca aceştia să fie coordonatorul departamentului respectiv în cadrul OSM (respectiv SCOPE, SCORE, SCOME, SCORA, SCORP  şi EMSA), sau să ocupe poziţii în cadrul IFMSA, FASMR sau EMSA – ei vor fi eligibili pentru decontarea în proporţie de 100% a cheltuielilor legate de taxa de participare. De asemenea, doar dacă fondurile o vor permite, Preşedintele OSM poate decide şi decontarea cheltuielilor legate de cazare şi transport.

 

  1. În măsura în care fondurile o vor permite, la hotărârea Consiliului Director OSM, vor fi eligibili pentru decontare în proporţie de 50% a cheltuielilor legate de taxa de participare, sau, dacă manifestarea este gratuită, a cheltuielilor legate de cazare ŞI/SAU transport: a)Participanţii pasivi la congrese ştiinţifice                                                                         b)Participanţii la Adunările Generale sau Regionale ale IFMSA şi ale Adunărilor de Primăvară sau Toamnă EMSA, fără a ocupa vreo funcţie în structurile de conducere ale acestor organizaţii sau în departamentele corespondente ale OSM sau FASMR.

 

  1. În eventualitatea unor noi evenimente semnificative din punct de vedere ştiinţific sau cultural în viitor, necunoscute sau omise la momentul scrierii prezentului regulament (ex. Adunări ale Organizaţiei Mondiale ale Sănătăţii, workshopuri sau stagii de pregătire extraordinare pentru studenţi, etc.), Preşedintele OSM poate decide acordarea decontului unuia sau mai multor studenţi ce au şansa să participe la aceste manifestări, cu obligativitatea de a informa Consiliul Director cu privire la această decizie şi cu drept de veto al Consiliului, prin majoritate simplă. De asemenea, Preşedintele OSM se angajează să informeze şi membrii Adunării Generale ale OSM din anul respectiv cu privire la această decizie, online sau la următoarea întâlnire cu aceştia.

 

  1. Un student poate să aplice de cel mult două ori într-un an calendaristic pentru decont, cu excepţia celor stipulaţi la punctul 1, litera a) (participanţii activi la congrese ştiinţifice), care sunt eligibili pentru a aplica de mai multe ori.

 

  1. Un student poate să primească, într-un an calendaristic, o sumă de cel mult 10% din totalul fondului alocat studenţilor Facultăţii de Medicină, indiferent dacă această sumă este atinsă prin una sau mai multe participări la evenimente. Excepţie fac cei stipulaţi la punctul 1, litera a) (participanţii activi la congrese ştiinţifice), care pot ajunge la un procent de max. 20% din totalul fondului alocat studenţilor Facultăţii de Medicină, dar prin participări multiple.

 

  1. Orice student al Facultăţii de Medicină, indiferent de an sau de implicarea prealabilă în OSM, are dreptul de a aplica către OSM pentru decont, dar regulile după care acestea se vor acorda vor urma ghidurile trasate în acest document.

 

  1. Orice student care beneficiază de decont are obligativitatea de a prezenta un raport, cel târziu la 30 de zile de la încheierea evenimentului, al activitații acestuia în timpul evenimentului pentru care a aplicat.

 

Capitolul 3 – CUM APLIC PENTRU DECONT?

Pasul 1 – Descarci formularul acesta de pe site-ul UMF şi îl completezi (îl găseşti şi prin meniul site-ului, secţiunea Informaţii -> Formulare Tipizate – Cereri cadre didactice şi absolvenţi -> Cerere deplasare externă): http://www.umfcluj.ro/informatii-ro/formulare-ro/category/4-formulare-tipizate?download=517:cerere-deplasare-externa

Notă: Trebuie să completezi următoarele secţiuni:

  1. Date generale (“subsemnatul”, “funcţia” – student, “disciplina” – medicină, “localitatea de deplasare”, “ţara”, “perioada”, “evenimentul” – numele manifestării la care vrei să participi)
  2. Tipul de manifestare – vei bifa ce se aplică în cazul tău
  3. “Cheltuielile sunt suportate de….” – aici bifezi “UMF – din fonduri proprii valutare”, şi, mai jos cu câteva rânduri, îţi completezi în spaţiul adecvat “numărul de card/cont în LEI”
  4. Date de contact: telefon, e-mail
  5. Data ultimei finanţări din fonduri UMF – dacă ai mai beneficiat de deconturi în trecut
  6. Semnătura şi data de azi

Secţiunile neamintite aici nu trebuie completate de către tine.

Model:

 

Pasul doi – ataşezi la formular dovada acceptării la manifestarea ştiinţifică sau culturală (scrisoare de confirmare, sau e-mail de acceptare, etc.) precum şi câteva informaţii despre acel eveniment (obiectiv, temă abordată etc).

 

Pasul trei – ataşezi la formular dovada plăţii taxei de participare, a cazării şi a transportului (indiferent dacă eşti sau nu eligibil pentru decontarea transportului – detalii mai jos).

ATENŢIE! Dacă eşti eligibil şi pentru decontarea cheltuielilor de transport şi doreşti să mergi cu avionul, achiziţiile biletelor se vor face doar de către Universitate, prin Serviciul de Achiziţii! Biletele cumpărate de tine nu pot fi decontate. Serviciul de Achiziţii îţi va pune la dispoziţie câteva variante de zbor din care să alegi.

Cu toate astea, ataşează la dosar şi biletele de avion, chiar dacă nu eşti eligibil pentru decontarea lor – ele servesc ca dovadă că participarea ta la respectivul eveniment este reală.

TOATE PLĂŢILE (TAXĂ DE PARTICIPARE, CAZARE ŞI ORICE SE MAI ÎNCADREAZĂ) TREBUIE FĂCUTE FOLOSIND DATELE DE FACTURARE ALE UNIVERSITĂŢII:

Universitatea de Medicină şi Farmacie “Iuliu Haţieganu” Cluj-Napoca

CUI: 4288047

Str. Victor Babeş, nr. 8, Cluj-Napoca, jud. Cluj

 

Pasul patru – Odată ce ţi-ai pregătit dosarul cu documentele de mai sus, contactezi preşedintele OSM cu cel puţin 25 de zile înainte de data desfăşurării evenimentului. Acesta va stabili o întâlnire cu tine în care îţi va evalua documentele şi eligibilitatea şi îţi va spune dacă te încadrezi în normele actualului regulament, ce ţi se va putea deconta, şi, de asemenea, ce procent din cheltuieli vei putea primi înapoi. Dacă totul este în regulă, el îţi va semna şi ştampila (cu ştampila OSM) formularul de la pasul 1 la secţiunea “Şef de disciplină”, de asemenea, îşi va scrie numele cu litere de tipar şi va nota tot acolo şi suma totală din cheltuielile tale care poate fi decontată conform actualului regulament.

 

Pasul cinci – Cu cel puţin 15 zile înainte de data desfăşurării evenimentului, trebuie să mergi la secretariatul Prorectoratului pentru Asigurarea Calităţii şi pentru Relaţii Internaţionale (pe care îl găseşti la Rectorat, str. Victor Babeş, nr. 8, etajul 5 – colocvial numită “clădirea albastră de pe Babeş”) pentru a primi o a doua aprobare şi din partea acestora.

 

Pasul şase – Dacă este prima ta deplasară decontată, mergi la Serviciul Financiar (aceeaşi adresă ca şi Prorectoratul pentru Relaţii Internaţionale, dar la etajul 1), pentru a primi informaţii despre modalitatea de decont precum şi perioada aproximativă când vei primi banii.

 

*Pasul şapte – Dacă la pasul patru ai fost declarat eligibil şi pentru decontarea cheltuielilor de transport, şi vrei să mergi cu avionul, trebuie să mergi şi la Serviciul de Achiziţii (aceeaşi adresă faţă de anterioarele locaţii, dar la etajul 2), pentru a-ţi putea stabili ruta şi data zborurilor, cu cel puţin 10 zile înainte de data plecării.

 

Pasul opt – După ce te întorci, trebuie să aduci la Serviciul Financiar următoarele documente pentru a-ţi putea primi, într-un final, banii:

-copie după diploma de participare

-bilete de avion sau copii cu itinerarul complet de zbor (chiar dacă nu ţi se decontează – sunt o dovadă că ai mers cu adevărat la acel eveniment)

-O foaie cu raportul misiunii, pe modelul de mai jos: